مزایده یا مذاکره؟ بازنگری در استراتژی تدارکات شما بر اساس داده

فشار برای کاهش هزینه‌ها از یک سو و ضرورت حفظ روابط استراتژیک با تامین‌کنندگان از سوی دیگر، چالش همیشگی رهبران خرید است. این تعادل ظریف، هسته اصلی یک استراتژی تدارکات هوشمند را تشکیل می‌دهد. در این میان، ابزارهایی مانند «مزایده معکوس آنلاین» اغلب به عنوان یک شمشیر دولبه دیده می‌شوند: راهی سریع برای رسیدن به قیمت پایین، اما بالقوه مخرب برای مشارکت‌های بلندمدت و نامناسب برای خریدهای پیچیده. اما اگر این باورهای رایج، منسوخ شده باشند چه؟ یک پژوهش علمی گسترده بر روی صدها مدیر خرید، چارچوب‌های ذهنی سنتی را به چالش می‌کشد و نشان می‌دهد که عوامل تعیین‌کننده واقعی برای انتخاب بین مزایده و مذاکره، چیزی فراتر از تصورات ماست. در ادامه، این یافته‌های شگفت‌انگیز را بررسی کرده و یک مدل تصمیم‌گیری داده‌محور را ارائه می‌دهیم.

باورهای رایج اما اشتباه در انتخاب روش خرید

برای دهه‌ها، قوانین نانوشته‌ای بر تصمیمات خرید حاکم بوده است. قوانینی که می‌گویند مزایده برای کالاهای ساده و استاندارد است و مذاکره برای موارد پیچیده و استراتژیک. اما داده‌های جدید نشان می‌دهند که این مرزبندی‌ها در دنیای مدرن تدارکات، در حال محو شدن هستند. یک پژوهش بزرگ نشان داد که دو مورد از رایج‌ترین موانع ذهنی برای استفاده از  مزایده معکوس آنلاین در عمل اهمیت تعیین‌کننده‌ای ندارند.

افسانه اول: کالاهای پیچیده را نمی‌توان به مزایده گذاشت

یکی از بزرگترین موانع استفاده از مزایده، ترس از عدم توانایی در تعریف دقیق مشخصات فنی برای کالاهای پیچیده است. منطق سنتی می‌گوید که چنین خریدهایی نیازمند جلسات فنی طولانی و مذاکره با تامین کنندگان برای رسیدن به درک مشترک است. با این حال، پژوهش مذکور نشان داد که «دشواری در تعریف مشخصات فنی» تاثیر آماری معناداری بر انتخاب بین مزایده و مذاکره ندارد. این یافته به این معناست که اگر یک سازمان بتواند نیازمندی‌های خود را، حتی برای یک محصول پیچیده، به صورت شفاف و جامع مستندسازی کند، مزایده می‌تواند یک گزینه کاملاً قابل اجرا باشد. کلید موفقیت، نه در سادگی محصول، بلکه در توانایی تیم خرید برای تدوین یک درخواست پیشنهاد (RFQ) دقیق و بدون ابهام نهفته است.

افسانه دوم: مزایده‌ها روابط بلندمدت را از بین می‌برند

دومین نگرانی بزرگ، آسیب به روابط بلندمدت با تامین‌کنندگان است. تصور عمومی این است که تمرکز شدید مزایده بر قیمت، حس مشارکت را از بین برده و تامین‌کنندگان را به سمت یک رقابت مخرب سوق می‌دهد. اما داده‌ها روایت دیگری را بازگو می‌کنند. این مطالعه دریافت که «گرایش به آینده و اهداف بلندمدت» نیز یک عامل تعیین‌کننده در کنار گذاشتن مزایده‌ها نیست. یک فرآیند مزایده که به صورت حرفه‌ای، شفاف و منصفانه اجرا شود، نه تنها به روابط آسیب نمی‌زند، بلکه می‌تواند با ایجاد یک زمین بازی برابر برای همه تامین‌کنندگان، اعتماد را نیز تقویت کند. در واقع، مشکل نه در خود ابزار، بلکه در نحوه استفاده از آن است.

چارچوب جدید تصمیم‌گیری: دو سوال کلیدی در استراتژی تدارکات

حال اگر پیچیدگی و روابط بلندمدت، موانع اصلی نیستند، پس چه عواملی باید استراتژی تدارکات ما را هدایت کنند؟ همان پژوهش به دو عامل بسیار کلیدی و عملی اشاره می‌کند که می‌توانند به عنوان یک قطب‌نمای استراتژیک عمل کنند.

سوال اول: این خرید چقدر اهمیت استراتژیک دارد؟

اولین و مهم‌ترین عامل، «اهمیت خرید» برای سازمان است. داده‌ها به وضوح نشان می‌دهند هرچه یک خرید برای عملیات اصلی شرکت حیاتی‌تر و مهم‌تر باشد، تمایل مدیران به استفاده از روش‌های آفلاین و مذاکره مستقیم بیشتر می‌شود. برای کالاهایی که مستقیماً بر مزیت رقابتی شرکت تاثیر می‌گذارند یا توقف در تامین آن‌ها می‌تواند کل خط تولید را متوقف کند، سازمان‌ها ترجیح می‌دهند از طریق 

مذاکره با تامین کنندگان، ریسک‌ها را به حداقل رسانده و از تعهد کامل طرف مقابل اطمینان حاصل کنند. در مقابل، برای خریدهای با اهمیت کمتر، مزایده یک ابزار کارآمد برای بهینه‌سازی هزینه است.

سوال دوم: چه تعداد تامین‌کننده توانمند در بازار وجود دارد؟

دومین عامل تعیین‌کننده، «تعداد تامین‌کنندگان واجد شرایط» در بازار است. یافته‌ها تایید می‌کنند که با افزایش تعداد تامین‌کنندگان توانا و مایل به شرکت در رقابت، احتمال استفاده از 

مزایده معکوس آنلاین به شدت افزایش می‌یابد. یک مزایده موفق نیازمند رقابت سالم است و این رقابت تنها زمانی شکل می‌گیرد که بازار خریدار (Buyer's Market) با حضور چندین بازیگر قوی وجود داشته باشد. اگر تعداد تامین‌کنندگان محدود باشد، نه تنها رقابت شکل نمی‌گیرد، بلکه ممکن است تامین‌کنندگان فعلی نیز از شرکت در فرآیند امتناع کنند.

جمع‌بندی نکات کلیدی

پیچیدگی محصول مانع نیست: برخلاف باور رایج، اگر بتوانید مشخصات یک کالای پیچیده را به صورت دقیق تعریف کنید، می‌توانید آن را به مزایده بگذارید.روابط فدای قیمت نمی‌شوند: یک فرآیند مزایده شفاف و منصفانه لزوماً به روابط بلندمدت آسیب نمی‌زند و عامل تعیین‌کننده‌ای در انتخاب روش خرید نیست.اهمیت خرید، اولین معیار است: برای خریدهای استراتژیک و حیاتی، مذاکره همچنان روش ارجح برای مدیریت ریسک است.رقابت، شرط لازم مزایده است: مزایده معکوس آنلاین تنها زمانی بیشترین کارایی را دارد که تعداد کافی تامین‌کننده واجد شرایط در بازار وجود داشته باشد.

یک استراتژی تدارکات مدرن و پویا، بر پایه حذف ابزارها بنا نمی‌شود، بلکه بر درک عمیق از زمان و مکان صحیح استفاده از هر ابزار استوار است. داده‌ها به ما می‌آموزند که باید از چارچوب‌های ذهنی قدیمی و مبتنی بر فرضیات عبور کرده و به سمت یک مدل تصمیم‌گیری هوشمندانه و داده‌محور حرکت کنیم. انتخاب بین مزایده و مذاکره دیگر یک تصمیم احساسی یا بر اساس عادت نیست؛ بلکه یک تحلیل استراتژیک از اهمیت خرید و دینامیک بازار است. با پرسیدن این دو سوال کلیدی، تیم‌های تدارکات می‌توانند با اطمینان بیشتری بهترین روش را برای هر خرید انتخاب کرده و ارزش واقعی را برای سازمان خود خلق کنند.